Databeheer Alkmaar

Advies en beheer op administratief gebied

Privacybeleid

Databeheer Alkmaar hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In ons privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken.
We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Databeheer Alkmaar houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat ons kantoor in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn   verstrekt; de doelen en de diverse typen persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt houdt tot die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vraagt om uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens als we deze nodig hebben;
  • passende technische en/of organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wil wijzen en deze respecteert.

Als Databeheer Alkmaar zijn we verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, hier vragen over heeft of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Databeheer Alkmaar
James Wattstraat 19
1817 DC Alkmaar @databeheer-alkmaar.nl
072-5616688
contactpersoon: Yvette Kuyper

Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door Databeheer Alkmaar verwerkt ten behoeve van een of meer van de volgende doeleinden:

  • het verwerken van financiële gegevens in de administratie van uw bedrijf;
  • het samenstellen van financiële jaarrapportages;
  • het doen van aangiftes bij de belastingdienst voor de OB, IB, VPB en diverse toeslagen;
  • om te voldoen aan wettelijke eisen;
  • alle andere werkzaamheden waarvoor u ons opdracht geeft.

Voor het met u per email communiceren (digitaal) vragen we uw e-mailadres. Wenst u dat niet dan kunt u dat aangeven. In dat geval versturen wij voor u bestemde stukken per post. 
Voor het aan u versturen van poststukken registreren wij uw naam, adres, postcode en woonplaats.
Voor het in uw opdracht uitvoeren van onze werkzaamheden kunnen we de volgende gegevens van u en uw eventuele (fiscale) partners vragen:
- naam, adres, postcode en woonplaats;
- telefoonnummer en e-mailadres;
- geboortedatum en geboorteplaats;
- een kopie van een geldig identiteitsdocument zoals rijbewijs of paspoort;
- uw BSN-nummer;
- uw bankrekeningnummer(s).

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen we aan derde partijen (o.a. belastingdienst, UWV en Kamer van Koophandel) verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze werkzaamheden.
Wij als Databeheer Alkmaar laten nooit persoonsgegevens verwerken door andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met de partijen (verwerkers) waar we overeenkomsten mee hebben afgesloten, maken we hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen we de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat medewerkers van overheidsinstellingen in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons kunnen opvragen. In een dergelijk geval dienen we medewerking te verlenen en zijn we verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen we persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Bewaartermijn
Databeheer Alkmaar bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Gegevens die nodig zijn voor het (digitaal) verzenden van correspondentie, bewaren we tot u zich hiervoor afmeldt. Gegevens die nodig zijn voor uw en onze financiële administratie, bewaren we tot 7 jaar na dato i.v.m. belastingcontroles.

Beveiliging
We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking; zo hebben we de volgende maatregelen genomen:

  • ons pand is afgesloten en voorzien van beveiliging en alle computers zijn beveiligd met sterke wachtwoorden;
  • indien we van u identiteitsbewijzen of kopieën daarvan hebben ontvangen, bewaren we deze in een afgesloten kast binnen onze beveiligde kantoorruimte;
  • onze medewerker(s) worden regelmatig geïnformeerd over de manier waarop zij veilig moeten omgaan met uw persoonsgegevens en hebben allen een geheimhoudingsverklaring getekend;
  • onze computers zijn beveiligd met antivirussoftware en updates worden automatisch doorgevoerd;
  • onze servers zijn beveiligd met een firewall en met sterke wachtwoorden; van de servers worden elke dag back-ups gemaakt die op encrypted volumes worden bewaard;
  • onze administratie- en fiscale programma’s zijn alleen te openen via ons interne netwerk; extern kan alleen via een beveiligde VPN-verbinding contact gemaakt worden met ons netwerk door daarvoor geautoriseerde medewerkers.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die we van u hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij, indien gewenst. Wij kunnen u logischerwijs vragen om u te legitimeren voordat we gehoor geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Komt u hier niet met ons uit, dan vinden we dit natuurlijk erg vervelend. U heeft dan het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl), de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.
Indien u naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op. Dit kan via info@databeheer-alkmaar.nl of 072-5616688. De contactpersoon voor zaken omtrent de bescherming van persoonsgegevens is Yvette Kuyper.